İlk önce aşağıda ki iki soruyu yazılı olarak yanıtlayınız. Yanıtlarınız sizin için önemli olacak.

SORU 1: Yapabileceğiniz (şu anda yapmadığınız) ve düzenli bir biçimde yapsaydınız yaşamınızda son derece olumlu bir değişiklik oluşturabilecek tek şey ne olabilir?

SORU 2: İşinizde ya da meslek yaşamınızda benzer sonuçlar verebilecek tek şey ne olabilir?

Yanıtlara daha sonra geleceğiz. Önce 3.alışkanlığı perspektife oturtalım.

1.ALIŞKANLIK: “Yaratıcı sensin,yönetim sende” der. Bunun temelinde insanlara özgü doğuştan gelen dört özel yeti bulunur: Hayal gücü,vicdan,özgür irade,özbilinç. Size “değişebilirim” deme gücü sağlar.

2.ALIŞKANLIK: İlk ya da zihinsel yaratımdır. Temelinde gözlerimizle göremediğimiz şeyi beynimizde yaratabilme yetisi ve kendi benzersizliğimizi fark edebilme ve bunu büyük bir mutlulukla gerçekleştirebileceğimiz kişisel,ahlaksal ve dürüstlükler ilgili rehberlikleri ayırt edebilme yetisi bulunur.

O halde

3. Alışkanlık, 1. Ve 2. Alışkanlıkların gerçekleşmesi,harekete geçmesi ve doğal olarak ortaya çıkmasıdır. Özgür iradenin,merkeze ilkelerin yerleştirilmesi için kullanılmasıdır. Bunu gece gündüz her an yapmaktır. 1. Ve 2. Alışkanlıklar 3. Alışkanlık için zorunlu ve kaçınılmazdır. Kendi proaktif doğanızı fark edip geliştirmedikçe ilke-merkezli olamazsınız. Önce paradigmalarınızı fark etmedikçe, onları değiştirip ilkelere uyum sağlayacak duruma nasıl getireceğinizi öğrenmedikçe ilke-merkezli olamazsınız. Yalnızca sizin yapabileceğiniz benzersiz katkıyı hayalinizde canlandırıp onu odak noktasına yerleştirmedikçe ilke-merkezli olamazsınız.

Ancak bu temelden yola çıkarak, her an 3. Alışkanlığı yaşayarak, etkili özyönetimi öğrenerek ilke-merkezli olabilirsiniz.

Unutmayın; yönetmek,liderlikten tümüyle farklıdır.

Liderlik,sağ beynin son derece güçlü bir etkinliğidir. Daha çok bir sanattır;felsefeye dayanır. Kişisel liderlik sorunlarıyla uğraşırken yaşamla ilgili en esaslı soruları sormanız gerekir.

Lider Etkileyebilen ve yönlendirebilen kişidir. Özüyle ve zatı hususiyetiyle her zaman kendini hissettiren ve gönüllerde yaşamasını bilen bir şahsiyettir.

Yönetim,özüne hükmetmenin irdelenmesi,analizi,düzenlenmesi,özgül uygulaması,zamanla sınırlı sol beyin görüşüdür.

Yönetici İşletmenin gaye ve hedeflerini uygulamaya koyandır.

Benim kişisel etkinlikle ilgili özdeyişim şudur: “SOLDAN YÖNET,SAĞDAN LİDERLİK ET!”

ÖZGÜR İRADENİN GÜCÜ

Etkili özyönetimi tam anlamıyla olası kılar. Bu;karar verme,seçim yapma ve bunlara uygun olarak davranabilmektir. Edilgen olmaktansa etkin olabilmektir.

İnsan iradesi şaşırtıcı bir şeydir. İnanılmayacak engeller karşısında her zaman zafer kazanmıştır.

Gündelik yaşantımızda özgür irademizi ne dereceye kadar geliştirdiğimiz kişisel bütünlüğümüzle ölçülür. Bütünlük temelde kendimize biçtiğimiz değerdir. Kendimize verdiğimiz sözlere bağlı kalma, “ÖZÜ SÖZÜ BİR OLMA” yeteneğimizdir.

Etkili yönetim, ÖNEMLİ İŞLERE ÖNCELİK VERMEKTİR. Önemli işlerin neler olduğuna liderler karar verir. Ama bunları gerçekleşmesini sağlayan yöneticilerdir.

E.M. Gray yazmış olduğu “Başarının Ortak Paydası” kitabında, diğerlerinden üstün olan tek etkenin öncelikli işi öne almanın olduğunu söyler.

DÖRT KUŞAK BOYUNCA ZAMAN YÖNETİMİ

Zaman konusunda ki en iyi düşünme tarzını bir tek cümleyle “önceliklere göre örgütlenip uygulamaya geçin” şeklinde açıklayabilirim.

Alvin Toffler’in deyimiyle dalgalar sırayla birbirini izler ve her biri yaşamsal yeni bir boyut ekler.

Örneğin, tarımdaki devrimi,endüstri devrimi izledi. Bunu da iletişimdeki devrim izledi. Birbirini izleyen her dalga toplumsal ve bireysel ilerlemeye neden oldu.

Aynı şekilde,zaman yönetimi alanında her kuşak kendisinden öncekinin üzerine inşa eder.

İlk kuşak notlar ve kontrol listeleri olabilir. Bizden zaman ve enerji isteyen pek çok gerekliliğin saptanıp öncelikler listesine dahil edildiğini saptamak için yapılan bir çabadır bu.

İkinci kuşağın özelliği, takvimler ve randevu defterleri olabilir. Bu dalga ileriye bakma, gelecekteki olaylar ve etkinlikleri programlama çabasını yansıtır.

Üçüncü kuşak bugün geçerli olan zaman yönetimi alanını yansıtır. Dikkatini hedef seçme üzerinde yoğunlaştırmıştır. Zaman ve enerjimiz, değerlerle uyumlu olarak, uzun.orta ve kısa vadeli belirli hedeflere yöneltilir.

Dördüncü kuşak “zaman yönetimi” deyiminin aslında yanlış olduğunu anlamış bulunuyor. Önemli olan zamanı değil, kendimizi yönetmektir. Beklentiler bakımından odak noktası olarak şeyleri ve zamanı değil de ilişkileri koruyup geliştirmeyi ve sonuçlara erişmeyi, kısacası Ü/ÜY Dengesini korumayı seçmiştir.

2. KARE

Dördüncü kuşak yöneticiliğinin temel odağı zaman yönetimi tablosuyla yakalanabilir.

Acil	Acil değil
1ETKİNLİKLER:KrizlerÇözüm bekleyen sorunlar Belli bir sürede tamamlanması gereken projeler	2ETKİNLİKLER:Önlem alma,ÜY etkinlikleriİlişki kurma Yeni fırsatları görme Planlama,dinlence
3ETKİNLİKLER:Amaçsız telefon görüşmeleri,ziyaretlerBazı mektuplar Bazı raporlar Bazı toplantılar Hemen yapılması gereken bazı işler Popüler etkinlikler	4ETKİNLİKLER:Ivır zıvır işlerBazı mektuplar Bazı telefonlar Zamanı boşa harcayan işler Oyalayıcı etkinlikler

 

 

Bir etkinliği tanımlayan iki etken aciliyet ve önemdir. Aciliyet, bir şeyle hemen ilgilenilmesi gerektiğini açıklar.

Şimdi demektir bu. Acil işler bizi etki altına alır.

Acil konular genelde gözle görülür. Üstümüzde baskı oluştururlar. Hemen harekete geçmeye zorlarlar. Çoğu kez başkalarının istediği şeylerdir,tam karşımızda dururlar.

Diğer taraftan önemliliğin sonuçlarla ilgisi vardır. Bir şey önemliyse,görevinize,değerlerinize,öncelikli hedeflerinize katkıda bulunur.

Önemli konulara tepki gösteririz. Acil olmayan önemli işler daha fazla insiyatif,daha fazla proaktivite gerektirir. Fırsatı yakalamak,bazı şeylerin olmasını sağlamak için harekete geçmemiz gerekir. Neyin önemli olduğunu, yaşamımızda hangi sonuçları istediğimizi iyi bilmiyorsak (2.alışkanlık), kolayca yoldan saparak yalnızca acil şeylere karşılık vermeye yöneliriz.

Hepimizin yaşamında 1.kare etkinlikler bulunur. Ancak birçok kişi 1.kare içine gömülür.

Dikkatinizi 1.kareye verdiğiniz sürece, giderek büyür ve sonunda size egemen olur. Tıpkı üstünüze gelen dev dalgalar gibi. Tam doğrulmaya çalışırken yeni birisi çıkıp sizi yerle bir eder.

Bazı insanlar her gün sorunlarla boğuşup tükenirler. Rahatlamak için ancak 4.karenin önemli ve acil olmayan etkinliklerine sığınabilirler. Bu nedenle onların tüm tablosuna baktığınız zaman, zamanlarının %90’ını 1.karede, geri kalan %10’un çoğunu ise 4.karede geçirdiklerini görürsünüz. 2. Ve 3.karelere pek az dikkat ederler. İşte yaşamlarını krizlere göre ayarlayan insanlar böyle yaşarlar.

SONUÇLAR:

• Stres
• Yanıp tükenme
• Kriz yönetimi
• Sürekli yangın söndürme

Bazı insanlarda acil ama önemsiz 3.karede uzun zaman geçirirken aslında 1.karede olduklarını zannederler. Ama aslında gerçek şudur: Bu şeylerin aciliyeti,genelde başkalarının beklenti ve önceliklerine bağlıdır.

SONUÇLAR:

• Kısa vadeli odak
• Kriz yönetimi
• İtibar-bukalemun karakteri
• Hedef ve planları değersizmiş gibi görmek
• Denetimden çıkmış,kurban gibi hissetmek
• Yüzeysel yada kopuk ilişkiler

Zamanlarının hemen hemen tümünü 2. Ve 4.karede geçirenler temelde sorumsuzca bir yaşam sürüyorlar demektir.

SONUÇLAR:

• Tam bir sorumsuzluk
• İşten kovulma
• Temel konularda başkalarına yada kurumlara bağlılık

Etkili kişiler 3. Ve 4.karelere yaklaşmazlar bile. Çünkü bunlar acil olsun yada olmasın önemli değillerdir. Ayrıca 2.karede daha fazla zaman geçirerek 1.kareyi olması gereken boyutlara indirirler.

2.kare etkili kişisel yönetimin kalbidir. Acil değil de önemli olan şeylerle ilgilenir. İlişkileri geliştirmek, kişisel misyon bildirimi yazmak, uzun vadeli planlar yapmak, alıştırmalar,önleyici bakım,hazırlık yapılması gerektiğini bildiğimiz ama acil olmadıkları için nedense ender olarak ilgilendiğimiz konularla.

SONUÇLAR:

• Vizyon, perspektif
• Denge
• Disiplin
• Denetim
• Az sayıda kriz

Peter Drucker’ın söylediklerini şöyle yorumlayabiliriz: Etkili kişilerin zihinleri soruna değil fırsatlara açıktır. Onlar fırsatları besleyip sorunları kuruturlar. Önlemleri önceden düşünürler. Hemen dikkat gerektiren dev 1.kare krizleri ve acil olaylarla karşılaşırlar ama, bunların sayıları göreceli olarak azdır. Dikkatlerini 2.karenin yetenek geliştirici, acil değil de önemli olan etkinliklerine vererek Ü ve ÜY dengesini korurlar.

Zaman yönetimi tablosunu göz önüne alarak, şimdi başta sorulan soruları nasıl yanıtladığınızı düşünün. Hangi kareye uyuyor? Bunlar önemli mi? Acil mi?

İster bir üniversite öğrencisi,ister bir fabrika işçisi veya ev kadını veya moda yaratıcısı yada bir şirketin yönetim kurulu başkanı olun, 2.karede ne bulunduğunu sorar ve onu yakalamak için gerekli proaktiviteyi oluşturursanız, başarılı sonuçlara varırsınız. Çünkü ileriyi düşünmüş, kökler üzerinde çalışmış ve olayların krize dönüşmesini engelleyecek önlemleri almış olursunuz. Zaman yönetimi dilinde bu “Pareto İlkesi” diye bilinir. %20 etkinlikten, %80 sonuç doğar.

“HAYIR” DEMEK İÇİN NE GEREKİYOR?

Başlangıçta 2.kare için ayrılacak zamanın tek kaynağı, 3. Ve 4.karelerdir. 2.karede çalışabilmek için proaktif olmanız gerekir. Çünkü 1. Ve2.kare sizin üzerinizde çalışır. 2.karedeki önemli şeylere “evet” diyebilmek için diğer etkinliklere ve bazande acil olduğu anlaşılan sorunlara “hayır” demeyi öğrenmeniz gerekir.

Sizin için nelerin daha önemli olduğuna karar vermeli. Ve sonrada diğer şeyler konusunda nazik nazik, gülümseyerek,özür diliyormuş gibi davranmadan “hayır” deme cesaretini göstermelisiniz. Bunu da içinizde alev alev yanan daha büyük bir “evet” olduğu takdirde başarabilirsiniz. Çoğu zaman “iyi”, “en iyi” nin düşmanıdır.

2.karenin odağı, bir ilke merkezinden doğan paradigmadır. Ben-merkezli bile olsanız, sonunda soluğu 1. Ve 3.karede alır ve anlık isteklere uyarak hareket edersiniz. Özgür iradeniz tek başına sizi merkezinize karşı disipline sokmaya yetmez.

İçinizde daha büyük bir “evet” alev alev yanmadığı takdirde, 3.karenin çekiciliğine yada 4.kareye kaçmanın vereceği zevke “hayır” demeniz hemen hemen olanaksızlaşır. Kendinizi, programınızı inceleyecek kadar tanıyorsanız ve “evet” diyebileceğiniz yeni,eşsiz,ilke-merkezli bir program yaratacak hayal gücü ve vicdanınız varsa, ancak o zaman önemsiz şeylere gerçek bir gülümsemeyle “hayır” cevabını verecek kadar özgür iradeniz olabilir.

İnsanın yapamayacağı işi yapabilecek birine havale etmesi, her ne kadar kolay ve hatta tembelce gibi görünse de, bu işin bir yanında nefsin “bunu en iyi ben yaparım” hezeyanını aşmak var.

2.KAREYE GEÇMEK

Her kuşak, kendisinden öncekinin temelleri üzerine kurulduğu için, ilk üç kuşağın güçleri ve bazı araçları, 4.sü için temel malzemeyi sağlar. Ancak 2.kareye geçmek, ilke-merkezli olmak ve gerçekten öncelikli olan işleri yapabilmek için kendimizi yönetmek açısından, bize güç verecek yeni bir boyuta, paradigmaya ve uygulamaya da ihtiyacımız var.

2.KARE GEREÇLERİ

2.kare yönetiminin amacı, yaşamlarınızı etkili bir biçimde yönlendirmektir. Bunu, bir ilke merkezinden ve kişisel misyonunuzu bilerek yapmanızı sağlar. Odak noktası hem önemli ve hem de acil şeylerdir. Üretimimizi arttırmakla, üretim yeteneğimizi arttırmak arasındaki dengenin (Ü/ÜY) sürdürülmesini de öngörür.

2.karede işleri örgütleyen birinin, altı önemli ölçütle tanışması gerekir:

1)TUTARLILIK: Tutarlılık;vizyonunuzla misyonunuz,rollerinizle hedefleriniz,önceliklerinizle planlarınız, isteklerinizle disiplininiz arasında bir uyum,birlik ve bütünlük olduğunu ileri sürer. Ajandanızda, hem rolleriniz hem de kısa ve uzun vadeli hedefleriniz içinde bir yer bulunmalıdır.

2)DENGE: Gereciniz dengeli bir yaşam sürdürmenize, çeşitli rollerinizi tanımlamanıza ve onları göz önünden ayırmamanıza yardımcı olmalıdır. Böylece sağlığınız,aileniz,profesyonelce hazırlıklarınız yada kişisel gelişiminiz gibi önemli konuları ihmal etmezsiniz.

3)2.KARE ODAĞI: Krizlere öncelik tanımak yerine, onları önlemeye çalışacaksınız. Bence bunu yapmanın en iyi yolu, yaşamınıza haftalık düzeyde bir düzen vermektir. Bu arada gündelik planları da uygulayıp öncelikleri sıraya dizebilirsiniz. Ancak asıl hamle, haftayı düzenlemektir.

Haftalık düzenleme gündelik düzenlemeye oranla daha iyi bir denge ve daha geniş bir bağlam sağlar.

Anahtar, programınızda ki işleri önceliklerinize göre sıralamak değil, öncelikli işleri programlamaktır. Buda en mükemmel biçimde, bir haftalık zaman birimi içinde yapılabilir.

4) “İNSAN” BOYUTU: Size yalnızca programlarla değil, insanlarla da ilgilenen bir gereç gereklidir. Zaman konusuna verimlilik açısında bakabilirsiniz. Ama ilke-merkezli bir kişi, insanlarla ilişkilerinde etkililik bağlamında düşünür. Bazen ilke-merkezli 2.karede yaşamak, programların insanlara feda edilmesini gerektirir. Kullandığınız gerecin bu değeri yansıtması zorunludur. Bu gereç, programa uyulmadığı zaman suçluluk yaratmak yerine, yürütmeyi kolaylaştırmalıdır.

5) ESNEKLİK : Planlama aracınız size hizmet etmelidir. Asla efendimiz olmamalıdır. Sizin için çalışması gerektiğine göre sizin tarzınıza, gereksinimlerinize ve sizin davranışlarınıza göre biçilmiş olmalıdır.

6) TAŞINIRLIK : Kullandığınız gereç ayrıca taşınabilecek türden olmalıdır. Böylece onu çoğu zaman yanınızda götürebilirsiniz.

KENDİNİ 2.KAREDE YÖNETEN BİRİ OLMAK

2.Kare etkinliklerinin düzenlenmesi dört temel etkinliği içerir.

1)ROLLERİ TANIMLAMA : İlk göreviniz temel rollerinizi bir yere yazmaktır. Yaşamınızda üstlenmekte olduğunuz rolleri ciddi bir biçimde düşünmediyseniz, o zaman hemen aklınıza gelen şeyleri not edebilirsiniz.

2)HEDEF SEÇME : Bundan sonraki adım şudur: Önünüzdeki yedi gün içinde her bir rolünüzde elde etmeniz gereken iki yada üç önemli sonucu düşünün. Bunlar hedef olarak kaydedilmelidir.

İdeal olan bu kısa vadeli hedeflerin kişisel misyon bildiriminizde belirttiğiniz uzun vadeli hedeflerle bağlantılı olmalarıdır.

3)PROGRAMLAMA : Şimdi önümüzdeki haftaya hedeflerinizi göz önüne alarak bakıp bunlara ulaşabilmek için zamanınızı da programlayabilirsiniz.

Rollerinizi belirledikten ve hedeflerinizi seçtikten sonra, her hedefi ya öncelikli konu olarak yada daha iyisi, özel bir randevu gibi haftanın belirli bir gününe atayabilirsiniz. Ayrıca yıllık yada aylık takviminize bakıp daha önce verdiğiniz randevuların üzerinde durarak bunların değerini hedeflerinize göre saptayabilir, bazılarını programınıza alıp bazılarını erteleyebilir yada iptal edebilirsiniz.

2.Karenin haftalık program oluşturma ilkesi önemli işlere öncelik vermenizi sağlarken, bir yandan da beklenmedik olaylarla başa çıkmak, gerekirse randevuları kaydırmak, başkalarıyla ilişki ve iletişimlerin tadına varmak, beklenmedik olaylardan keyif almak için gerekli olan özgürlük ve esnekliği sağlar. Bu sayede haftanızı, yaşamınızın her alanında önemli hedeflere ulaşmak için proaktif biçimde düzene koyduğunuzu da bilirsiniz.

Asrın mütefekkiri Bediüzzaman Said Nursi “gaye-i hayal olmazsa enaniyet kuvvetleşir, eneler hedefin etrafında döner,varamaz” diye özetlemiş meseleyi. Yapılan araştırmalar, hayatının değişik kısımları için (şahıs,aile,iş, cemiyet hayatı) hedefler tespit edip hayatını buna göre tanzim eden kimselerin daha başarılı olduklarını ortaya koyuyor. Bu hedefleri yazmak ve önem sırasına göre sınıflamak da bu prensibin gerçekleşmesinde yardımcı oluyor.

4)GÜNDELİK UYUM : 2.Karenin haftalık düzene oturtulmasıyla, gündelik planlama, daha çok güne uyum sağlama, etkinlikleri önceliklerine göre sıralama ve beklenmedik olaylara, ilişkilere ve deneyimlere anlamlı bir biçimde karşılık verme işlevine dönüşür.

Her sabah birkaç dakikanızı programınızı gözden geçirmeye ayırırsanız, haftanızı düzenlerken verdiğiniz değerlere dayanan kararları ve ortaya çıkabilecek beklenmedik etkenleri görürsünüz. Gününüzü gözden geçirirken, rollerinizin ve hedeflerinizin, size özgü denge duygunuzdan gelen doğal bir sıralama sağladıklarını da anlarsınız. Bu, kişisel misyon anlayışınızdan doğan, daha yumuşak, sağ beyine özgü bir sıralamadır.

2.KAREYİ YAŞAMAK

Tekrar bilgisayar benzetmesine dönersek, 1.Alışkanlık, “Programcı sensin” 2.Alışkanlık ise “Programı yaz” derse, 3Alışkanlık da, “Programı çalıştır”, “Programı yaşa” der. Bunu yaşamak ise öncelikle özgür irademizin, disiplinimizin, kişisel bütünlüğümüzün ve vaatlerimizin işlevidir. Birde kısa vadeli hedefler ve programlara yada anlık isteklere değil de, hedeflerimize,programlarımıza ve yaşamımıza anlam ve canlılık veren doğru ilkelere ve en derin değer kavramlarımıza olan bağlılığımızın işlevidir.

Ancak 2.Alışkanlık yüreğinizin ve zihninizin derinliklerine yer etmişse, o yüksek değerler sizi zorlar. Programınızın bu değerlere tabi olmasına dürüstçe izin verebilirsiniz. Uyum sağlayabilir, esnekçe davranırsınız. Programınızı uygulayamadığınız yada değişiklik yaptığınız zaman, kendinizi suçlu gibi hissetmezsiniz.

DÖRDÜNCÜ KUŞAĞIN KAYDETTİĞİ İLERLEMELER

Üçüncü kuşağın verimlilik paradigması, insanlar nesnelerden daha önemlidir ilkesiyle uyum içinde değildir. Dördüncü kuşak bu ilkeyi kabul eder. Bu 2.karede bir süre geçirmeniz, ilkeleri anlayarak onları yaşamınızın merkezi haline getirmeniz, günlük kararlarınızı yönlendirmesini istediğiniz amaç ve değerleri iyice belirlemeniz için sizi teşvik eder.

Kendini yönetme bakımından dördüncü kuşak, üçüncüsünden beş önemli nedenle daha ileridir.

BİRİNCİSİ,İLKE-MERKEZLİDİR. 2.kareye lafla bağlı değildir; zamanınızı, gerçekten önemli ve etkili olan şeylerin çerçevesinde görmenize olanak veren merkez paradigmasını yaratır

İKİNCİSİ, VİCDANINIZ TARAFINDAN YÖNLENDİRİLİR. Yaşamınıza elinizden geldiğince en köklü değerlerinizle uyum sağlayacak biçimde düzen vermeniz için size fırsat sağlar. Aynı zamanda, daha yüksek değerlerle çatıştığında programınızı huzur içinde özgürce ertelemenize izin verir.

ÜÇÜNCÜSÜ, DEĞERLER VE UZUN VADELİ HEDEFLER DE DAHİL OLMAK ÜZERE, KENDİNİZE ÖZGÜ MİSYONUNUZU TANIMLAR. Buda günlük yaşantınıza yön ve amaç verir.

DÖRDÜNCÜSÜ, ROLLERİNİZİ BELİRLEYEREK DENGELİ BİR YAŞANTINIZ OLMASINA YARDIM EDER. Bütün kilit roller için her hafta hedef saptayıp etkinlikleri programlar.

BEŞİNCİSİ, HAFTALIK DÜZENLEMEYLE DAHA FAZLA YOĞUNLUK SAĞLAR. (Gerektiğinde gündelik uyarlamalarda yapar) Bunu, gündelik programın kısıtlayıcı görüş açısını etkisizleştirerek, kilit rollerinizi gözden geçirmenizi ve en derin değerlerinizi gözden geçirmenizi sağlayarak yapar.

Bu beş özelliğin hepsinin de pratik bir yanı vardır. Birinci odak noktası, ilişkiler ve sonuçlardır. İkinci odak noktası ise, zamandır.

YETKİ VERMEK : Ü VE ÜY’Yİ ARTTIRMAK

Bütün yaptıklarımızı, zamana yada insanlara yetki vererek başarırız. Zamana yetki veriyorsak verimliliği; başka kişilere yetki veriyorsak da etkili olmayı düşünüyoruz demektir.

Birçok kişi başkalarına yetki vermeye yanaşmaz. Çünkü bunun çok zaman ve çaba gerektirdiğini, işi kendisinin daha iyi yapacağını düşünür. Oysa, başkalarına etkili biçimde yetki vermek, belki de insanları harekete geçirmesi bakımından var olan en güçlü etkinliktir.

Sorumluluğu eğitilmiş, usta kişilere devretmek, enerjimizi diğer güçlü etkinliklere yöneltmemizi sağlar.

Biz burada kişisel yönetim ilkeleri üzerinde duruyoruz ve başkalarına yetki verme yeteneği, yönetici ile bağımsız üretici rolleri arasındaki temel farkı oluşturduğu için, yetki verme konusuna kişisel yöneticilik becerileriniz açısında yaklaşıyorum.

KAPTANLIK YETKİSİ VERMEK

 Kaptanlık yetkisi vermenin odak noktası yöntemler değil,sonuçlardır. Bu, insanlara yöntemi seçme hakkını tanır ve sonuçlardan sorumlu olmalarını öngörür.

Kaptanlık yetkisi vermek, beş alanda ki beklentiler bakımından peşinen karşılıklı anlayış ve bağlılığı gerektirir.

1)İstenilen sonuçlar: Başarılması gereken şeyin karşılıklı olarak, iyice anlaşılmasını sağlayın. Odak noktası olarak nasılı değil,neyi; yöntemleri değil, sonuçları seçin. Zaman harcayın. Sabırlı olun. İstenilen sonucu hayal edin.

2)Kılavuzlar: Bu kişinin içinde çalışması gereken parametreleri saptayın. Verilen işin başarısızlığa uğrayabilecek yanlarını biliyorsanız, onları açıklayın. Dürüst ve açık sözlü olun. Bu insana bataklığın nerede olduğunu, vahşi hayvanların ne tarafta beklediklerini söyleyin. Ona ne yapmaması gerektiğini söyleyin.

Ama ne yapması gerektiğini söylemeyin. Sonuçların sorumluluğunu kendisine bırakın. Gerekli şeyleri konulan sınırlar içinde yapmasını söyleyin.

3)Kaynaklar: Bu kişinin, istenilen sonuçları elde etmesi için yararlanabileceği insani, maddi,teknik ve kurumsal kaynakları tanımlayın.

4)Hesap verme sorumluluğu: Sonuçların değerlendirilmesinde kullanılacak çalışma standartlarını oluşturun. Sonuçların rapor edileceği ve değerlendirmenin yapılacağı belirli zamanları da açıklayın.

5)Sonuçlar: Gelişimin sonucunda ortaya çıkacak iyi yada kötü sonuçları belirleyin. Bu, maddi ve manevi ödülleri, başka göreve atamaları ve bir kuruluşun kapsamlı misyonuna bağlı doğal sonuçları da içerebilir.

Zamanını birebir esasına göre yetki vererek değerlendiren iyi örgütlenmiş bir kurumun çok işi az zamanda düzene sokabileceğine inanıyorum. Ama bunun için sadece üretim değil, insanın içindeki yönetime talip olma yetisi gereklidir. Odak noktası etkili olmaktır, verimlilik değil.

İnsanlara yetki vermeyi istemek, eğitim ve gelişimiyle ilgilenmek gerekir.

Kaptanlık yetkisini vermekle ilgili ilkeler doğrudur ve her türlü duruma yada insana uygulanabilir. Olgunlaşmamış insanlar söz konusu olduğunda daha az hedef tanımlar ve daha fazla kural koyarsınız. Daha fazla kaynak gösterir, daha sık hesap istersiniz ve daha çabuk değerlendirmeler yaparsınız. Daha olgun kişilerle, istenilen sonuçlar daha zor olabilir. Kurallar daha azdır. Hesaplaşmalarda öyle. Kıstaslarda fazla ölçülemez, ama daha belirgindirler.

Yetkilerin etkili bir biçimde devri, belki de etkili yöneticiliğin en iyi belirtisidir. Çünkü bu hem kişisel ve hem de kurumsal gelişimin temelini oluşturur.

 2.KARE PARADİGMASI

İnsanın kendisini yada yetki verme yoluyla başkalarını etkili bir biçimde yönetmesinin sırrı bir teknik, araç yada gerçek bir etkende saklı değildir. Bu, aciliyet yerine önem merceğinden bakmanız için size güç veren 2.kare paradigmasının bir parçasıdır.

Bir 2.kare örneği geliştirmek için çalışırken, yaşamınızın her haftasında, organizasyon ve uygulama yeteneğinizi, en derin önceliklerinizin etrafında gitgide arttırırsınız. Yaşamınızı etkili bir biçimde yönetmek için başkalarına yada bir şeylere gereksiniminiz olmaz.

İşin ilginç yanı, yedi alışkanlığın her biri 2.karede mevcuttur. Hepside temelde önemli olan şeylerle ilgilidir. Sürekli ve düzenli bir biçimde yapıldığı takdirde, yaşamlarımızı çok olumlu bir biçimde değiştirecektir.

 UYGULAMA ÖNERİLERİ

1. İhmal edildiğini bildiğiniz bir 2.kare etkinliğini belirleyin. Bu, doğru yapıldığı takdirde kişisel yaşamınız yada meslek hayatınızda önem taşıyacak bir etkinlik olmalı.

2. Bir zaman yönetimi kalıbı hazırlayın ve her karede zamanınızın yüzde kaçını geçirdiğinizi saptayın. Sonra üç günlük bir sürede on beşer dakikalık aralıklarla not alın. Hesabınız ne kadar doğru? Zamanınızı harcama tarzınızdan hoşnut musunuz? Değiştirmeniz gereken nedir?

3. Sorumluluğu başkalarına devredebileceğiniz işlerin bir listesini yapın. Yetki verebileceğiniz yada bu alanda sorumluluğu yüklenmeleri için eğitebileceğiniz kişilerinde bir listesini hazırlayın. Yetki verme yada eğitme işlemini başlatmak işlemini başlatmak için neler gerektiğini düşünün.

4. Önümüzde ki haftayı düzenleyin. Bu işe o haftadaki hedeflerinizi ve rollerinizi yazarak başlayın. Sonra bu hedefleri belirli bir etkinlik planına aktarın. Hafta sonunda bir değerlendirme yapın. Planınız köklü değerlerinizi ve hedeflerinizi, günlük yaşamınıza ne dereceye kadar taşıyabiliyor? Bu değerler ve hedefler bakımından kişisel bütünlüğünüzü ne dereceye kadar koruyabildiniz.?

5. Her haftayı düzenlemeye karar verin ve bunu yapmak için bir zaman belirleyin.

6. Ya şimdiki planlama aracınızı bir dördüncü kuşak aracına dönüştürün, yada öyle bir araç bulun.

7. Bir 2.kare örneğinin etkisini iyice kavrayabilmek için “büroda bir 2.kare günü”nü (B Eki) inceleyin.